Личная карточка работника — это документ, предназначенный для систематизированного учета и хранения информации о каждом сотруднике предприятия. Он является неотъемлемой частью кадрового делопроизводства и служит важным инструментом ведения бухгалтерского и кадрового учета. В личной карточке содержится разнообразная информация о сотруднике, такая как персональные данные, трудовая и профессиональная история, а также основные параметры, влияющие на учет в бухгалтерии, такие как размер заработной платы, начисления и удержания.
Этот документ выполняет несколько важных функций:
Учет и анализ персонала: Личная карточка позволяет отслеживать изменения в карьере сотрудника, его обучение, профессиональное развитие и другие аспекты, что важно для планирования кадрового состава и определения потребности в персонале.
Бухгалтерский учет: Информация, содержащаяся в личной карточке, служит основой для расчета заработной платы, начислений и налогов. Она также может использоваться для составления отчетов и статистики.
Соблюдение законодательства: Личная карточка помогает предприятию соблюдать требования трудового законодательства, ведя учет трудовой деятельности сотрудников и храня необходимые документы.
Упрощение административных процессов: Обладая всей необходимой информацией в одном документе, компания может более эффективно управлять кадровыми процессами, такими как предоставление справок, оформление дополнительных отпусков и другие административные задачи.
Личные карточки работников являются важным инструментом для поддержания порядка в учете персонала и обеспечивают эффективное взаимодействие между отделами управления персоналом, бухгалтерией и юрисдикцией предприятия.
Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019. Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.