Журнал регистрации исходящих документов Форма журнал регистрации исходящих документов не имеет унифицированной формы.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы.
Рассмотрим сложившиеся правила регистрации. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах - секретарем.
Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы.
Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
- индекс документа, включающий дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
- исполнитель;
- примечание.
Журнал регистрации исходящих документов имеет графы:
1. Регистрационный исходящий номер
2. Наименование организации, куда направляется письмо
3. Ф.И.О., кому адресовано письмо
4. Содержание письма
5. Исполнитель письма