Журнал учета кружковой работы является государственным учетным, финансовым документом, его обязан вести лично руководитель коллектива. Все записи делаются четко, аккуратно, в день занятия.
Журнал хранится вместе с планами работы секции и личными делами членов кружка.
Раздел Основные цели и задачи работы коллектива заполняется до начала занятий коллектива.
Раздел План учебно-воспитательной работы заполняется планами на учебный год и летнее время перед началом учебного года.
Раздел Состав учащихся заполняется в конце первого месяца занятий, то есть после стабилизации состава. Против фамилии выбывшего пишется: выбыл (дата).
В начале каждого занятия руководитель проверяет явку членов коллектива и делает соответствующие заметки в разделе Учет посещаемости, пользуясь условными знаками: отсутствует по неизвестной причине - Н, отсутствует по болезни - Б.
В разделе Дневник занятий записи должны в сжатой форме, но достаточно ясно отражать содержание очередного занятия, записи о продолжительности, подтвержденные личной подписью.
В случае отмены или переноса занятия делается соответствующая запись в разделе Учет работы кружка.
Культурно-массовые мероприятия учитываются в специальном разделе, помимо разделов Учет посещаемости и Учет работы кружка.
По окончании учебного года пишется краткий отчет о проделанной кружком работе и журнал сдается на хранение директору. Журнал хранится не менее 5 лет.
Контроль за ведением журнала осуществляет директор Клуба или его заместитель.
Журнал учебно-воспитательной работы секции содержит разделы:
Инструкция по ведению журнала
Основные цели и задачи работы коллектива
Расписание занятий
План учебно-воспитательной работы коллектива на учебный год
Состав учащихся
Учет посещаемости
Дневник занятий
Спортивно-массовые мероприятия
Отчет о работе коллектива
Замечания и предложения по работе коллектива
Инструктаж по технике безопасности
Должностные обязанности тренера-преподавателя, педагога дополнительного образования клуба